Najczęściej zadawane pytania - FAQ
OGÓLNE
1. W jakim języku należy przygotować wniosek?
Wniosek wraz z załącznikami będzie uzupełniany w języku angielskim, natomiast załączniki w języku wskazanym w dokumentacji konkursowej (niektóre w języku angielskim, niektóre w polskim np. oświadczenie o kwalifikowalności VAT).
2. Po jakim czasie od złożenia wniosku można się spodziewać odpowiedzi przyjmującej bądź odrzucającej projekt?
Planujemy, że lista laureatów zostanie ogłoszona w ciągu ok. 3 miesięcy od daty zakończenia naboru wniosków. II etap oceny merytorycznej, tj. rozmowa kwalifikacyjna powinna mieć miejsce w trzecim miesiącu oceny.
3. Czy można składać wniosek jednocześnie w kilku programach?
Nie ma formalnych przeszkód przed składaniem wniosków w kilku programach jednocześnie. W przypadku uzyskiwania finansowania z różnych źródeł należy pamiętać o zakazie podwójnego finansowania, opisanym w dokumentacji konkursowej i innych dokumentach.
4. Czy ten sam wniosek można składać wielokrotnie?
Wniosek, który nie otrzyma finansowania, może być składany w kolejnych edycjach programu jeśli spełnia wymagania formalne.
5. Co staje się formalnym rozliczeniem projektu?
Formalnym rozliczeniem projektu jest m.in. zatwierdzenie przez Fundację sprawozdania końcowego z realizacji projektu. Zasady rozliczenia projektu określi umowa podpisana z laureatem. Wzór umowy jest załącznikiem do dokumentacji konkursowej.
6. Co to są koszty ogólne oraz koszty zarządzania?
Koszty ogólne to koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi. Koszty ogólne obejmują np. udokumentowane opłaty czynszowe, koszty administracyjne, koszty zarządzania projektem oraz koszty eksploatacji pomieszczeń, w których realizowany jest projekt. Koszty zarządzania - m.in. koszty refundacji wynagrodzenia osoby odpowiadającej w jednostce za finansowe rozliczenie projektu (proporcjonalnie do czasowego zaangażowania). Koszty ogólne nie mogą być rozliczane jak tzw. koszty pośrednie projektu. Muszą być udokumentowane jako koszty niezbędne do prawidłowej realizacji projektu.
7. Koszty ogólne projektu (w tym administracyjne) nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Czy w ramach tej kwoty można przekazać część na wynagrodzenie dla osoby będącej sekretarzem projektu, odpowiedzialnym za prowadzenie sprawozdawczości i rozliczenia projektu?
Koszty ogólne projektu nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. W tej kategorii możliwa jest refundacja wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej np. za rozliczenie projektu.
8. Konieczne jest złożenie "oświadczenia o kwalifikowalności VAT". Czy może być to dokument podpisany przez dyrektora finansowego uczelni? Co dokładnie powinno się w nim znaleźć - czy są wymagania formalne?
Jednym z wymaganych do wniosku załączników jest oświadczenie o kwalifikowalności VAT. Oświadczenie może podpisać osoba wskazana do reprezentacji w dokumencie rejestrowym lub upoważniony pełnomocnik (zgodnie z załączonym do wniosku pełnomocnictwem, lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem jego kopią). Ponadto załączniki dotyczące sfery finansowo-księgowej wymagają kontrasygnaty głównego księgowego.
Wzór oświadczenia o kwalifikowalności VAT jest jednym z załączników do dokumentacji konkursowej. Został także umieszczony na stronach internetowych Fundacji w dziale "dokumenty do pobrania”.
Oświadczenie to jest konieczne, aby Fundacja mogła uznać podatek VAT poniesiony podczas realizacji projektu za koszt kwalifikowany.
W przypadku komercjalizacji wyników projektu, np. poprzez sprzedaż licencji, jednostka powinna wystąpić do właściwego Urzędu Skarbowego o interpretację dotyczącą możliwości odzyskania naliczonego podatku VAT. W przypadku zaistnienia takiej możliwości, jednostka zobowiązana jest do zwrotu zrefundowanej części podatku VAT, która może podlegać odzyskaniu.
9. Projekt z dziedzin bio, info, techno musi być zgodny z celami PO IG i Szczegółowym opisem priorytetów. Niestety nie udało mi się znaleźć tych dokumentów. Czy mógłbym prosić o ich przesłanie lub podanie linku?
Program Operacyjny oraz Szczegółowy opis priorytetów dostępne są na stronach Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, które odpowiada za ich przygotowanie.
Linki do stron:
PO IG
Szczegółowy opis priorytetów
10. Wnioskodawca zapewnia trwałość rezultatów projektu przez min. 5 lat. Czy można prosić o dokładniejsze wyjaśnienie tego punktu?
Zgodnie z art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. - trwałość projektu jest zachowana jeżeli w terminie pięciu lat od zakończenia projektu, projekt nie zostanie poddany zasadniczym modyfikacjom:
a) mającym wpływ na jego charakter lub warunki jego realizacji lub powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez beneficjenta oraz
b) wynikającym ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności.
Pojęcie trwałości projektu rozumiane jest więc jako niepoddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji. Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. a i co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. b.
Kryterium trwałości należy rozpatrywać zarówno w aspekcie "trwałości instytucjonalnej”, jak i "trwałości finansowej”.
Wnioskodawca nie może zastrzec wyników uzyskanych w efekcie realizacji projektów badawczych wyłącznie dla siebie bądź osób trzecich, a także nie może dokonywać jakichkolwiek czynności rozporządzających, wynikających z umowy, na inny podmiot, powodujących bądź mogących spowodować ograniczenie bądź unicestwienie efektu rozpowszechniania.
Wskazane jest także właściwe przygotowanie sposobu rozpowszechniania wyników realizacji projektu i ich transferu do gospodarki wraz z zasadami dostępu, a w szczególności umożliwienie zawierania umów leasingowych bądź licencyjnych czy umów know-how.
Zapewnienie trwałości rezultatów projektów polega m.in. na tym, że wyniki uzyskane w efekcie realizacji projektów badawczych będą udostępniane wszystkim zainteresowanym podmiotom na zasadach rynkowych.
Wszelkie aktywa objęte dofinansowaniem mogą być używane wyłącznie zgodnie z celami projektu, a nabyte wartości niematerialne i prawne nie mogą być odsprzedane wcześniej niż przed upływem okresu "trwałości”.
Beneficjent zobowiązany jest również do niezwłocznego informowania o zamiarze dokonania zmian prawno-organizacyjnych w jego statusie, które miałyby bezpośredni wpływ na realizację projektu i osiągnięcie jego celów. Wymóg ten obowiązuje w całym okresie trwałości projektu. Należy ostatecznie uregulować status potencjalnego beneficjenta jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu, bądź poinformować o mierzalnej zmianie tej sytuacji w wyniku realizacji projektu. Jeżeli po zakończeniu realizacji projektu jego zarządzanie zostanie przekazane na rzecz innej niż Beneficjent instytucji, należy przedstawić uzasadnienie oraz udowodnić, iż podmiot ten jest zdolny do utrzymania i zarządzania produktami projektu.
11.Czy w ramach programów refundacji podlegają koszty związane z udziałem w konferencjach ?
Koszty związane z udziałem w konferencjach podlegają refundacji, pod warunkiem że osoba biorąca w nich udział ma podczas ich trwania wystąpienia ustne lub plakatowe.
12. Czy w programach Fundacji mogą brać udział naukowcy, studenci, doktoranci i uczestnicy stażu podoktorskiego spoza Unii Europejskiej?
Tak. Informacja o naborze do zespołu badawczego musi zostać ogłoszona w całym kraju i za granicą. Nie ma ograniczeń co do narodowości uczestników programów.
13. Czy doktorant spoza Unii Europejskiej musi się starać o wizę polską lub wizę kraju, w którym będzie odbywał staż w czasie trwania studiów doktoranckich?
Tak. Młody naukowiec musi posiadać wizę pozwalającą na wjazd do Polski.
Po wjeździe do Polski młody naukowiec może ubiegać się o zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony wydawane w Urzędzie Wojewódzkim. Zezwolenie jest wydawane na okres do 2 lat i może być przedłużone o kolejne dwa lata. Formalności ustawowo trwają do 45 dni roboczych.
Zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony pozwala na krótkie pobyty w innych krajach strefy Schengen, do 90 dni łącznie w ciągu 6 miesięcy. Umożliwia to wyjazdy związane z promocją projektu lub nawiązaniem współpracy naukowej.
Przy dłuższych pobytach w innym kraju strefy Schengen należy postarać się o odpowiednią wizę czy zezwolenie na pobyt w tym kraju. Informacji należy szukać w odpowiednich urzędach danego kraju.
Więcej szczegółów znajdziecie Państwo na stronie internetowej Urzędu do spraw repatriacji i cudzoziemców: www.udsc.gov.pl/Zezwolenie,na,zamieszkanie,na,czas,oznaczony,498.html
(Młody naukowiec może również starać się o wizę pobytową krajową wydawaną w konsulacie na okres do 5 lat. Należy zaznaczyć, że ten okres dotyczy między innymi osób podejmujących studia, standardowo taka wiza jest wydawana tylko na okres do 1 roku. Wiza ta pozwala jedynie na tranzyt (do 5 dni) przez inne kraje strefy Schengen.)
HOMING PLUS
1. Czy w momencie składania wniosku do programu Homing Plus trzeba mieć pismo od potencjalnego polskiego pracodawcy, tzn. czy musi się on zgodzić na zatrudnienie?
Wniosek składany do Homing Plus musi być podpisany przez uczonego (który będzie realizował projekt) i przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu jednostki, w której projekt będzie realizowany.
Ponadto, jednym z załączników wymaganych do wniosku jest promesa zatrudnienia wystawiona przez osobę upoważnioną w jednostce lub zaświadczenie o zatrudnieniu. Promesa może mieć charakter warunkowy (tj. jeżeli pan/pani x zostanie laureatem programu Homing Plus to jednostka zobowiązuje się do zatrudnienia pana/panią x).
2. Czy można podać więcej niż jeden potencjalny instytut? Czy od wszystkich wymagane jest pismo o potencjalnym zatrudnieniu?
Jednym z kryteriów oceny merytorycznej wniosków złożonych w Programie Homing Plus jest dorobek badawczy lub wdrożeniowy jednostki goszczącej. Nie jest zatem możliwe wskazanie więcej niż jednego instytutu.
3. Czy istnieje możliwość zmiany instytutu w Polsce po otrzymaniu grantu tzn. transfer wraz z grantem do drugiej instytucji?
Jednostka wraz z kierownikiem projektu (uczonym z zagranicy) składa wniosek, a jednym z kryteriów oceny merytorycznej jest dorobek badawczy lub wdrożeniowy jednostki goszczącej. Umowa podpisywana jest między Fundacją, uczonym i jednostką. Wyklucza to możliwość zmiany instytucji w trakcie realizacji projektu.
4. Czy istnieją formalne wymagania jak ma być przeprowadzana rekrutacja studentów w programach: ogłoszenia, komisja rekrutacyjna etc.?
Ogólne zasady wyboru studentów do projektów określa dokumentacja konkursowa. Przy przeprowadzaniu naboru studentów będą obowiązywały następujące zasady:
• informacja o konkursie musi zostać ogłoszona przynajmniej w jednostce naukowej kierownika projektu i powinna zawierać informację o sposobie zgłaszania wniosków oraz wymaganiach stawianych kandydatom,
• kierownik projektu zobowiązany jest do powołania w trybie określonym we wniosku co najmniej dwuosobowej komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie rekrutacji,
• komisja zobowiązana jest do przygotowania i przeprowadzenia rekrutacji wg procedur określonych we wniosku, wśród kryteriów wyboru powinny znaleźć się między innymi dotychczasowe osiągnięcia naukowe kandydata,
• komisja zobowiązana jest do udokumentowania procesu naboru w formie protokołu,
• protokół zawiera co najmniej informacje nt. ogłoszeń o konkursie, kryteriów wyboru, danych personalnych kandydatów, nazw jednostek, z których pochodzą, uzyskanych przez nich not podczas rekrutacji oraz terminów naboru (protokół będzie stanowił przedmiot kontroli),
• protokół z rekrutacji kierownik projektu przedkłada we właściwym sprawozdaniu okresowym,
• jednostka zapewni przedstawicielowi Fundacji możliwość udziału w charakterze obserwatora w pracach komisji,
• w rekrutacji musi uczestniczyć co najmniej dwóch kandydatów (spełniających warunki konkursowe) na każde miejsce (stypendium).
Należy również pamiętać, iż jednym z wymaganych załączników do wniosku jest opis planowanej procedury rekrutacji studentów. Nie podlega ocenie podczas wyboru kierownika projektu, ale jest dla niego wiążąca i stanowi przedmiot ewentualnej kontroli.
5. Jakie są kryteria przyznawania finansowania w ramach Programu?
W przypadku Programu Homing Plus kryteria wyboru projektów obejmują:
- oryginalność dorobku naukowego kierownika projektu na podstawie 3 przedstawionych publikacji z ostatnich 4 lat,
- wartości naukowe i innowacyjne przedstawionego projektu,
- ocena możliwości realizacji projektu we wskazanym zespole badawczym,
- jakość planowanej współpracy w ramach projektu z zagraniczną lub polską jednostką naukową, inną niż jednostka, w której ma być realizowany projekt, na podstawie listu intencyjnego,
- zasadność i efektywność budżetu projektu,
- wskaźniki produktu i rezultatu (czy są obiektywnie weryfikowalne, odzwierciedlają założone cele projektu i są adekwatne dla danego rodzaju projektu),
- zapewnienie przez wnioskodawcę trwałości rezultatów projektu przez okres minimum 5 lat od zakończenia projektu.
6. Co to są koszty osobowe projektu?
Koszty osobowe obejmują wynagrodzenia oraz stypendia osób zaangażowanych do pracy w projekcie.
Z części stypendialnej mogą by wypłacane stypendia dla kierownika projektu oraz stypendia dla studentów uczestniczących w realizacji projektu i wybranych w otwartym naborze/rekrutacji. Warunkiem wypłacania stypendium dla kierownika projektu jest jego zatrudnienie w jednostce w pełnym wymiarze czasu pracy.
Z części projektowej można refundować wynagrodzenia osób zaangażowanych bezpośrednio realizację projektu. Należy pamiętać, że kierownik projektu pobiera stypendium z części stypendialnej, wobec czego jego wynagrodzenie nie może być refundowane z części projektowej. Wynagrodzenia osób zaangażowanych bezpośrednio w prace związane z merytoryczną częścią projektu zaangażowanych do pracy w projekcie można finansować w ramach kategorii 2.1 budżetu - wynagrodzenia wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, w tym składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, osób zaangażowanych w realizację projektu (z wyłączeniem osób pobierających stypendium finansowane ze środków projektu).
Wynagrodzenia osób zatrudnionych do obsługi administracyjnej projektu, prac księgowych, etc są kosztami kwalifikowanymi w ramach kategorii 2.13 budżetu projektu - koszty ogólne nieprzekraczające 10 % całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu (tj. 10% sumy środków z części stypendialnej i projektowej).
7.Czy ze środków na realizację projektu może być refundowane wynagrodzenie kierownika zespołu?
Wynagrodzenie kierownika zespołu nie może być refundowane ze środków na realizację projektu. Otrzymuje on imienne stypendium naukowe ze środków projektu, natomiast wynagrodzenie jest kosztem własnym jednostki, w której realizowany jest projekt. Wynagrodzenia innych pracowników naukowych zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu mogą być refundowane ze środków na realizację projektu proporcjonalnie do ich czasowego zaangażowania w realizację projektu.
8. W ramach rekrutacji studentów chcielibyśmy refundować kandydatom koszty przyjazdu na rozmowy kwalifikacyjne. Czy możemy zaliczyć wspomniane koszty podróży do kosztów kwalifikowalnych, a jeżeli tak, to do jakiej kategorii?
Istnieje możliwość refundowania kosztów podróży kandydatom. Wydatki te należy ująć w kategorii "wydatki na rekrutację” - kategoria 2.11.
9. Zgodnie z dokumentacją konkursową młody doktor w chwili rozpoczęcia finansowania nie może przekroczyć 4 lat po uzyskaniu stopnia naukowego doktora, jak liczona jest ta data?
Liczy się data roczna od daty nadania stopnia. Oznacza to, że w 2011 roku wnioski składać mogą młodzi doktorzy, którzy uzyskali stopień doktora w latach 2007-2011.
10. Jaki maksymalny dopuszczalny okres uzyskania tytułu doktora obowiązuje dla kandydatów posiadających dzieci i korzystających z urlopów macierzyńskich/ojcowskich lub wychowawczych?
Fundacja na rzecz Nauki Polskiej działa zgodnie ze standardami Unii Europejskiej
w działaniach na rzecz eliminacji dyskryminacji ze względu na płeć oraz wyrównywania szans mężczyzn i kobiet. W związku z tym przyjęto zasadę, iż maksymalny dopuszczalny okres po uzyskaniu stopnia naukowego doktora jest przedłużany o dwa lata w następujących przypadkach: dla mężczyzn, którzy korzystali z urlopów ojcowskich lub wychowawczych o długości co najmniej trzech miesięcy (na podstawie udokumentowanego urlopu); dla kobiet, które urodziły dziecko (na podstawie aktu urodzenia dziecka).
11. W jakim terminie powinienem przyjechać do Polski?
Do Polski należy przyjechać nie wcześniej niż 12 i nie później niż 6 miesięcy od końcowego terminu składania wniosków w danym konkursie Programu Homing Plus (liczy się data miesięczna), przy czym data przyjazdu nie może późniejsza niż data rozpoczęcia projektu.
13) Jak wygląda sprawa rozliczania wydatków poniesionych na uczestnictwo w konferencjach naukowych odbywających się poza granicami Polski? Czy wydatki takie jak opłaty konferencyjne czy zakwaterowanie w hotelu są wydatkami kwalifikowanymi? Jak należy je klasyfikować?
Wydatki związane z udziałem w konferencjach międzynarodowych są oczywiście kosztami kwalifikowanymi tj. można je pokrywać ze środków naszego grantu. Dotyczy to zarówno opłat konferencyjnych jak i kosztów podróży i zakwaterowania. Na etapie planowania budżetu należy jednak zdecydować, czy koszty te zaliczyć do kategorii "wymiana międzynarodowa" (2.10) czy raczej do kategorii "wydatki na promocję" (2.8)
14. Czy do wydatków na wymianę międzynarodową wchodzą zarówno koszty zaproszenia naukowców z zagranicy jak i koszty poniesione na wizytę uczestników projektu (tzn. kandydata i ew. studentów piszących prace magisterskie) w ośrodkach zagranicznych?
Koszty zaproszenia naukowców z zagranicy i koszty związane z wyjazdami zagranicznymi uczestników projektu, zarówno kierownika projektu jak i studentów są kwalifikowane. Przygotowując budżet należy uwzględnić je w kategorii "wymiana międzynarodowa" (2.10) lub "wydatki na promocję" (2.8).
Jeżeli mowa jest o wydatkach związanych bezpośrednio z prowadzonymi badaniami np. wyjazdem w celu wykonania doświadczenia lub skorzystania z aparatury badawczej to lepszą kategorią jest "wymiana międzynarodowa". Jeżeli mowa o udziale w konferencji naukowej i prezentacji wyników badań lub innych osiągnięć naukowych to lepsza jest kategoria "wydatki na promocję".
15. Czy wydatki na zakup sprzętu komputerowego należy zaliczyć do kategorii "sprzęt laboratoryjny"?
Tak, wydatki na sprzęt komputerowy powinno zaliczać się do kategorii 2.3 czyli „zakup wyposażenia laboratoryjnego”.
16. Jestem stypendystą programu START. 1 Marca br. wróciłem z zagranicznego stażu podoktorskiego. Czy mogę się ubiegać o stypendium Homing w momencie, gdyby fundacja przedłużyła mi stypendium START? Jeśli tak, to datując mój powrót od 1 marca, to czy muszę już składać dokumenty w kwietniu, czy mogę w październiku?
Stypendium START można łączyć z każdym innym stypendium czy grantem oferowanym przez FNP. Jeśli zagraniczny staż podoktorski trwał co najmniej 9 miesięcy a kandydat jest lub będzie zatrudniony w polskiej instytucji naukowej to udział w naszym konkursie jest możliwy. O grant HOMING PLUS można aplikować w okresie do 12 miesięcy od daty powrotu do Polski.
17. Chciałabym się dowiedzieć czy kopia dyplomu doktorskiego uzyskanego we Francji wymagana jest w języku polskim czy angielskim, może wystarczy samo zaświadczenie o nostryfikacji dyplomu w Polsce? jeśli tak to w jakim języku?
W przypadku dyplomów nostryfikowanych w Polsce, nie ma potrzeby załączania ich tłumaczenia. Wystarczające, w tym przypadku, jest zaświadczenie o nostryfikacji oraz kopia oryginalnego dyplomu.
18. Moje najważniejsze publikacje, to trzy książki czy mam skanować całe książki i dołączać do elektronicznego formularza?
Nie ma potrzeby skanowania całych książek. Wystarczy najważniejszy fragment danej książki, bądź pierwsze kilkadziesiąt stron. Oczywiście recenzent może poprosić o dostęp do całej publikacji, wówczas będziemy Państwa prosić o dosłanie kopii całości.
19. Czy można załączyć do wniosku publikacje po polsku?
Ze względu na duża pulę recenzentów zagranicznych, zachęcamy do wybierania publikacji w języku angielskim. Jeżeli dołączacie Państwo do wniosku publikację w języku innymi niż angielski , zalecamy dołączenie streszczenia w języku angielskim.
20. Czy limit sześciu stron A4 na opis projektu obejmuje spis literatury?
Opis projektu badawczego musi zostać zawarty na sześciu stronach A4, natomiast spis literatury cytowanej można zawrzeć poza tym limitem.