FAQ
PYTANIA OGÓLNE1. W jakim języku należy przygotować wniosek?
W programie Ventures wniosek wraz z załącznikami będą uzupełniane w języku polskim; w przypadku trzech pozostałych programów w języku angielskim, natomiast załączniki w języku wskazanym w dokumentacji konkursowej (niektóre w języku angielskim, niektóre w polskim np. oświadczenie o kwalifikowalności VAT).
2. Po jakim czasie od złożenia wniosku można się spodziewać odpowiedzi przyjmującej bądź odrzucającej projekt?
Planujemy, że lista laureatów zostanie ogłoszona w ciągu ok. 3 miesięcy od daty zakończenia naboru wniosków. II etap oceny merytorycznej, tj. rozmowa kwalifikacyjna powinna mieć miejsce w trzecim miesiącu oceny.
3. Czy istnieją formalne wymagania jak ma być przeprowadzana rekrutacja doktorantów, studentów lub młodych doktorów w programach: ogłoszenia, komisja rekrutacyjna etc.?
Ogólne zasady wyboru młodych uczonych do projektów określa dokumentacja konkursowa. Przy przeprowadzaniu naboru członków zespołu będą obowiązywały następujące zasady:
- Informacja o konkursie musi zostać ogłoszona w całym kraju i za granicą, w tym w gazecie codziennej w wydaniu ogólnopolskim,
- Kierownik zespołu zobowiązany jest do powołania, co najmniej trzyosobowej komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie rekrutacji,
- Komisja zobowiązana jest do przygotowania i przeprowadzenia rekrutacji według przejrzystych kryteriów oraz udokumentowania procesu naboru w formie protokołu,
- Protokół zawiera, co najmniej informacje nt. ogłoszeń o konkursie, dane osobowe kandydatów, nazwy jednostek, z których pochodzą, uzyskane przez nich noty podczas rekrutacji oraz terminy naboru (protokół będzie stanowił przedmiot kontroli).
- Jednostka zapewni przedstawicielowi Fundacji możliwość udziału w pracach komisji przeprowadzającej rekrutację.
- Należy również pamiętać, iż jednym z wymaganych załączników do wniosku - ocenianych przez recenzentów - będzie opis planowanej procedury rekrutacji członków zespołu.
4. Czy można składać wniosek jednocześnie w kilku programach?
Nie ma formalnych przeszkód przed składaniem wniosków w kilku programach jednocześnie. W przypadku uzyskiwania finansowania z różnych źródeł należy pamiętać o zakazie podwójnego finansowania, opisanym w dokumentacji konkursowej i innych dokumentach.
5. Czy ten sam wniosek można składać wielokrotnie?
Wniosek, który nie otrzyma finansowania, może być składany w kolejnych edycjach programu jeśli spełnia wymagania formalne.
6. Co staje się formalnym rozliczeniem projektu?
Formalnym rozliczeniem projektu jest m.in. zatwierdzenie przez Fundację sprawozdania końcowego z realizacji projektu. Zasady rozliczenia projektu określi umowa podpisana z laureatem. Wzór umowy jest załącznikiem do dokumentacji konkursowej.
7. Co to są koszty ogólne oraz koszty zarządzania?
Koszty ogólne to koszty, które nie mogą zostać bspośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi. Koszty ogólne obejmują np. udokumentowane opłaty czynszowe, koszty administracyjne, koszty zarządzania projektem oraz koszty eksploatacji pomieszczeń, w których realizowany jest projekt. Koszty zarządzania - m.in. koszty refundacji wynagrodzenia osoby odpowiadającej w jednostce za finansowe rozliczenie projektu (propozrcjonalnie do czasowego zaangażowania). Koszty ogólne nie mogą być rozliczane jak tzw. koszty pośrednie projektu. Muszą być udokumentowane jako koszty niezbędne do prawidłowej realizacji projektu.
8. Koszty ogólne projektu (w tym administracyjne) nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Czy w ramach tej kwoty można przekazać część na wynagrodzenie dla osoby będącej sekretarzem projektu, odpowiedzialnym za prowadzenie sprawozdawczości i rozliczenia projektu?
Koszty ogólne projektu nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. W tej kategorii możliwa jest refundacja wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej np. za rozliczenie projektu.
9. Czy jeżeli moja praca doktorska byłaby finansowana częściowo z grantu na projekt celowy, to czy to nie blokuje możliwości ubiegania się o pieniądze w ramach programu Fundacji?
Wydatki związane z realizacją projektu określonego we wniosku nie mogą być finansowane z innych publicznych źródeł krajowych lub wspólnotowych. Obowiązuje zakaz podwójnego finansowania opisany w dokumentacji konkursowej i innych dokumentach.
10. Konieczne jest złożenie "oświadczenia o kwalifikowalności VAT". Czy może być to dokument podpisany przez dyrektora finansowego uczelni? Co dokładnie powinno się w nim znaleźć - czy są wymagania formalne?
Jednym z wymaganych do wniosku załączników jest oświadczenie o kwalifikowalności VAT. Oświadczenie może podpisać osoba wskazana do reprezentacji w dokumencie rejestrowym lub upoważniony pełnomocnik (zgodnie z załączonym do wniosku pełnomocnictwem, lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem jego kopią).Ponadto załączniki dotyczące sfery finansowo-księgowej wymagają kontrasygnaty głównego księgowego.
Wzór oświadczenia o kwalifikowalności VAT jest jednym z załączników do dokumentacji konkursowej. Został także umieszczony na stronach internetowych Fundacji w dziale "dokumenty do pobrania”.
Oświadczenie to jest konieczne, aby Fundacja mogła uznać podatek VAT, poniesiony podczas realizacji projektu za koszt kwalifikowany.
W przypadku komercjalizacji wyników projektu, np. poprzez sprzedaż licencji, jednostka powinna wystąpić do właściwego Urzędu Skarbowego o interpretację dotyczącą możliwości odzyskania naliczonego podatku VAT. W przypadku zaistnienia takiej możliwości, jednostka zobowiązana jest do zwrotu zrefundowanej części podatku VAT, która może podlegać odzyskaniu.
11. Projekt musi być zgodny z celami PO IG i Szczegółowym opisem priorytetów. Niestety nie udało mi się znaleźć tych dokumentów. Czy mógłbym prosić o ich przesłanie lub podanie linku?
Program Operacyjny oraz Szczegółowy opis priorytetów dostępne są na stronach Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, które odpowiada za ich przygotowanie.
Linki do stron:
PO IG
Szczegółowy opis priorytetów
12. Wnioskodawca zapewnia trwałość rezultatów projektu przez min. 5 lat. Czy można prosić o dokładniejsze wyjaśnienie tego punktu?
Zgodnie z art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. - trwałość projektu jest zachowana jeżeli w terminie pięciu lat od zakończenia projektu, projekt nie zostanie poddany zasadniczym modyfikacjom:
a) mającym wpływ na jego charakter lub warunki jego realizacji lub powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez beneficjenta oraz
b) wynikającym ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności.
Pojęcie trwałości projektu rozumiane jest więc jako niepoddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji. Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit.a i co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. b.
Kryterium trwałości należy rozpatrywać zarówno w aspekcie "trwałości instytucjonalnej”, jak i "trwałości finansowej”.
Wnioskodawca nie może zastrzec wyników uzyskanych w efekcie realizacji projektów badawczych wyłącznie dla siebie bądź osób trzecich, a także nie może dokonywać jakichkolwiek czynności rozporządzających, wynikających z umowy, na inny podmiot, powodujących bądź mogących spowodować ograniczenie bądź unicestwienie efektu rozpowszechniania.
Wskazane jest także właściwe przygotowanie sposobu rozpowszechniania wyników realizacji projektu i ich transferu do gospodarki wraz z zasadami dostępu, a w szczególności umożliwienie zawierania umów leasingowych bądź licencyjnych czy umów know-how.
Zapewnienie trwałości rezultatów projektów polega m.in. na tym, że wyniki uzyskane w efekcie realizacji projektów badawczych będą udostępniane wszystkim zainteresowanym podmiotom na zasadach rynkowych.
Wszelkie aktywa objęte dofinansowaniem mogą być używane wyłącznie zgodnie z celami projektu, a nabyte wartości niematerialne i prawne nie mogą być odsprzedane wcześniej niż przed upływem okresu "trwałości”.
Beneficjent zobowiązany jest również do niezwłocznego informowania o zamiarze dokonania zmian prawno-organizacyjnych w jego statusie, które miałyby bezpośredni wpływ na realizację projektu i osiągnięcie jego celów. Wymóg ten obowiązuje w całym okresie trwałości projektu. Należy ostatecznie uregulować status potencjalnego beneficjenta jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu, bądź poinformować o mierzalnej zmianie tej sytuacji w wyniku realizacji projektu. Jeżeli po zakończeniu realizacji projektu jego zarządzanie zostanie przekazane na rzecz innej niż Beneficjent instytucji, należy przedstawić uzasadnienie oraz udowodnić, iż podmiot ten jest zdolny do utrzymania i zarządzania produktami projektu.
13. Czy w ramach programów refundacji podlegają koszty związane z udziałem w konferencjach ?
Koszty związane z udziałem w konferencjach podlegają refundacji, pod warunkiem że laureat ma podczas ich trwania wystąpienie (referat lub plakat). Refundacji podlega także opłata konferencyjna.
14. Czy w programach Fundacji mogą brać udział naukowcy, studenci, doktoranci i uczestnicy stażu podoktorskiego spoza Unii Europejskiej?
Tak. Informacja o naborze do zespołu badawczego musi zostać ogłoszona w całym kraju i za granicą. Nie ma ograniczeń co do narodowości uczestników programów.
15. Czy doktorant spoza Unii Europejskiej musi się starać o wizę polską lub wizę kraju, w którym będzie odbywał staż w czasie trwania studiów doktoranckich?
Tak. Młody naukowiec musi posiadać wizę pozwalającą na wjazd do Polski.
Po wjeździe do Polski młody naukowiec może ubiegać się o zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony wydawane w Urzędzie Wojewódzkim. Zezwolenie jest wydawane na okres do 2 lat i może być przedłużone o kolejne dwa lata. Formalności ustawowo trwają do 45 dni roboczych.
Zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony pozwala na krótkie pobyty w innych krajach strefy Schengen, do 90 dni łącznie w ciągu 6 miesięcy. Umożliwia to wyjazdy związane z promocją projektu lub nawiązaniem współpracy naukowej.
Przy dłuższych pobytach w innym kraju strefy Schengen należy postarać się o odpowiednią wizę czy zezwolenie na pobyt w tym kraju. Informacji należy szukać w odpowiednich urzędach danego kraju.
Więcej szczegółów znajdziecie Państwo na stronie internetowej Urzędu do spraw repatriacji i cudzoziemców: www.udsc.gov.pl/Zezwolenie,na,zamieszkanie,na,czas,oznaczony,498.html
(Młody naukowiec może również starać się o wizę pobytową krajową wydawaną w konsulacie na okres do 5 lat. Należy zaznaczyć, że ten okres dotyczy między innymi osób podejmujących studia, standardowo taka wiza jest wydawana tylko na okres do 1 roku. Wiza ta pozwala jedynie na tranzyt (do 5 dni) przez inne kraje strefy Schengen.)
MPD
1. Czy uczelnia zagraniczna będąca w konsorcjum powinna pochodzić z kraju Unii Europejskiej?
Jednostka zagraniczna wchodząca w skład konsorcjum może mieć siedzibę w kraju nienależącym do Unii Europejskiej.
2. Co oznacza wymóg "samodzielnego pracownika" w przypadku kraju, gdzie nie ma procedury habilitacji? Czy w takim wypadku tytuł doktora, z umotywowanym dużym dorobkiem naukowym, badawczym, jest wystarczający?
Tak, jest wystarczający.
3. Czy istotne jest, ilu doktorantów z grupy rozpoczynającej studia uzyska tytuł doktora przed zakończeniem projektu?
Jednym z kryteriów oceny złożonych wniosków są wskaźniki. Jednym ze wskaźników
w programie MPD będzie liczba osób, które uzyskały stopień naukowy doktora. Należy dążyć do realizacji wskaźników, które zostaną zaplanowane.
4. Proszę o podanie katalogu wydatków, które można sfinansować zagranicznemu członkowi konsorcjum.
Projekt musi być realizowany na terytorium Polski i nie ma możliwości finansowania partnera zagranicznego.
Wydatki na realizację części projektu poza granicami kraju mogą obejmować zlecenie ekspertyz lub badań prowadzonych przez wykonawców zagranicznych, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu. Na potrzeby rozliczeń finansowych potrzebne będą faktury bądź kontrakty związane z realizacją zagranicznych ekspertyz i badań (usług badawczych). W dokumentacji konkursowej, w katalogu kosztów jest to pozycja "wydatki za zakup usług badawczych oraz ekspertyz technicznych i finansowych, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu".
5. Czy rekrutacja może być przeprowadzona także wśród tegorocznych absolwentów wyższych uczelni, którzy jeszcze nie rozpoczęli studiów doktoranckich?
Rekrutacja doktorantów przeprowadzana jest po ogłoszeniu przez Fundację listy laureatów (orientacyjny termin to trzy miesące po zamknięciu naboru wniosków). Imienne stypendia naukowe mogą otrzymywać jedynie doktoranci (uczestnicy studiów doktoranckich).
Doktoranci wybierani są na pierwszy lub drugi rok studiów doktoranckich. Na pierwszy rok studiów można przyjąć również tegorocznych absolwentów. Na drugi rok jedynie osoby, które ukończyły pierwszy rok studiów doktoranckich.
6. We wniosku wymagany jest opis projektu badawczego dla doktorantów - do 800 słów. Czy karta opisowa ma dotyczyć każdego projektu/uczestnika programu czy jest to opis projektu jako całości?
Opis projektu badawczego dla doktorantów zawierać powinien informacje o projekcie jako całości, z zaznaczeniem podziału na poszczególnych doktorantów.
7. Czy opis programu staży zagranicznych dla doktorantów ma być zbiorczym opisem wszystkich staży oferowanych w ramach projektu czy powinien opisywać każdy ze staży z osobna?
Oczywiście może to być zbiorczy opis, jeżeli planowane jest, że wszyscy doktoranci będą wyjeżdżać na staże do tego samego ośrodka, na podobny okres czasu i w celu wykonywania podobnych badań. W innym wypadku należy opisać program staży
z podziałem na poszczególnych doktorantów.
8. List intencyjny jednostki zagranicznej. Jak należy rozumieć pojęcie jednostki?
Czy prawomocnym listem intencyjnym jest po prostu list od szefa laboratorium przyjmujacego stażystę, czy taki list intecyjny musi być podpisany przez dyrektora instytutu/ dziekana/ rektora itp.
Jeżeli jest to jednostka, która będzie członkiem konsorcjum to oczywiście potrzebny jest podpis osoby wskazanej do reprezentacji w dokumencie rejestrowym lub upoważnionego pełnomocnika (zgodnie z załączonym do wniosku pełnomocnictwem, lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem jego kopią). W przypadku gdy mówimy tylko o współpracy, to oczywiście wystarczy jeżeli podpis złoży szef laboratorium.
9. W przypadku pozwoleń na prace ze zwierzętami, roslinami chronionymi i GMO. Czy odpowiednie zgody i pozwolenia maja być przedstawiane jedynie dla polskiej strony umowy, czy tez należy przedstawiać takie zgody i pozwolenia (po ich tłumaczeniu na język polski) jednostek zagranicznych biorących udział w projekcie?
Interesują nas zezwolenia jedynie dla polskich jednostek/członków konsorcjum.
10. Jeśli liczba partnerów zagraniczncyh jest większa niż jeden to czy w każdej z instytucji musi być po 5-ciu samodzielnych pracowników? Jaka jest definicja pracownika samodzielnego w odniesieniu do jednostki zagranicznej?
Wymagamy by po stronie zagranicznej było łącznie minimum 5 samodzielnych pracowników, nie ważne jest z ilu jednostek oni pochodzą. Proszę jednak pamiętać by liczba uczonych była odpowiednia do liczby doktorantów, tak by doktoranci mieli zapewnioną opiekę merytoryczną.
Pracownikiem samodzielnym w naszym rozumieniu jest naukowiec posiadający własny zespół, który będzie w stanie objąć merytoryczną opieką doktoranta.
11. W ramach organizacji naboru członków do zespołu chcielibyśmy refundować kandydatom koszty przyjazdu na rozmowy kwalifikacyjne. Czy możemy zaliczyć wspomniane koszty podróży do kosztów kwalifikowalnych, a jeżeli tak, to do jakiej kategorii?
Istnieje możliwość refundowania kosztów podróży kandydatom na członków zespołu. Wydatki te należy ująć w kategorii "koszty rekrutacji”.
12. Zgodnie z dokumentacją konkursową młody doktor w chwili rozpoczęcia finansowania nie może przekroczyć 4 lat po uzyskaniu stopnia naukowego doktora. Czy wlicza się do tego okres, w którym kandydat/ka korzystał z urlopów macierzyńskich lub wychowawczych.
Fundacja na rzecz Nauki Polskiej działa zgodnie ze standardami Unii Europejskiej
w działaniach na rzecz eliminacji dyskryminacji ze względu na płeć oraz wyrównywania szans mężczyzn i kobiet. W związku z tym przyjęto zasadę, iż maksymalny dopuszczalny okres po uzyskaniu stopnia naukowego doktora jest przedłużany o czas, w którym kandydaci korzystali z urlopów macierzyńskich i wychowawczych.