FAQ
Najczęściej zadawane pytania (FAQs)OGÓLNE
1. W jakim języku należy przygotować wniosek?
W programie Ventures wniosek wraz z załącznikami będą uzupełniane w języku polskim; w przypadku trzech pozostałych programów w języku angielskim, natomiast załączniki w języku wskazanym w dokumentacji konkursowej (niektóre w języku angielskim, niektóre w polskim np. oświadczenie o kwalifikowalności VAT).
2. Po jakim czasie od złożenia wniosku można się spodziewać odpowiedzi przyjmującej bądź odrzucającej projekt?
Planujemy, że lista laureatów zostanie ogłoszona w ciągu ok. 3 miesięcy od daty zakończenia naboru wniosków. II etap oceny merytorycznej, tj. rozmowa kwalifikacyjna powinna mieć miejsce w trzecim miesiącu oceny.
3. Czy istnieją formalne wymagania jak ma być przeprowadzana rekrutacja doktorantów, studentów lub młodych doktorów w programach: ogłoszenia, komisja rekrutacyjna etc.?
Ogólne zasady wyboru młodych uczonych do projektów określa dokumentacja konkursowa. Przy przeprowadzaniu naboru członków zespołu będą obowiązywały następujące zasady:
- Informacja o konkursie musi zostać ogłoszona w całym kraju i za granicą, w tym w gazecie codziennej w wydaniu ogólnopolskim,
- Kierownik zespołu zobowiązany jest do powołania, co najmniej trzyosobowej komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie rekrutacji,
- Komisja zobowiązana jest do przygotowania i przeprowadzenia rekrutacji według przejrzystych kryteriów oraz udokumentowania procesu naboru w formie protokołu,
- Protokół zawiera, co najmniej informacje nt. ogłoszeń o konkursie, dane osobowe kandydatów, nazwy jednostek, z których pochodzą, uzyskane przez nich noty podczas rekrutacji oraz terminy naboru (protokół będzie stanowił przedmiot kontroli).
- Jednostka zapewni przedstawicielowi Fundacji możliwość udziału w pracach komisji przeprowadzającej rekrutację.
4. Czy można składać wniosek jednocześnie w kilku programach?
Nie ma formalnych przeszkód przed składaniem wniosków w kilku programach jednocześnie. W przypadku uzyskiwania finansowania z różnych źródeł należy pamiętać o zakazie podwójnego finansowania, opisanym w dokumentacji konkursowej i innych dokumentach.
5. Czy ten sam wniosek można składać wielokrotnie?
Wniosek, który nie otrzyma finansowania, może być składany w kolejnych edycjach programu jeśli spełnia wymagania formalne.
6. Co staje się formalnym rozliczeniem projektu?
Formalnym rozliczeniem projektu jest m.in. zatwierdzenie przez Fundację sprawozdania końcowego z realizacji projektu. Zasady rozliczenia projektu określi umowa podpisana z laureatem. Wzór umowy jest załącznikiem do dokumentacji konkursowej.
7. Co to są koszty ogólne oraz koszty zarządzania?
Koszty ogólne to koszty, które nie mogą zostać bspośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi. Koszty ogólne obejmują np. udokumentowane opłaty czynszowe, koszty administracyjne, koszty zarządzania projektem oraz koszty eksploatacji pomieszczeń, w których realizowany jest projekt. Koszty zarządzania - m.in. koszty refundacji wynagrodzenia osoby odpowiadającej w jednostce za finansowe rozliczenie projektu (propozrcjonalnie do czasowego zaangażowania). Koszty ogólne nie mogą być rozliczane jak tzw. koszty pośrednie projektu. Muszą być udokumentowane jako koszty niezbędne do prawidłowej realizacji projektu.
8. Koszty ogólne projektu (w tym administracyjne) nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Czy w ramach tej kwoty można przekazać część na wynagrodzenie dla osoby będącej sekretarzem projektu, odpowiedzialnym za prowadzenie sprawozdawczości i rozliczenia projektu?
Koszty ogólne projektu nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. W tej kategorii możliwa jest refundacja wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej np. za rozliczenie projektu.
9. Czy jeżeli moja praca doktorska byłaby finansowana częściowo z grantu na projekt celowy, to czy to nie blokuje możliwości ubiegania się o pieniądze w ramach programu Fundacji?
Wydatki związane z realizacją projektu określonego we wniosku nie mogą być finansowane z innych publicznych źródeł krajowych lub wspólnotowych. Obowiązuje zakaz podwójnego finansowania opisany w dokumentacji konkursowej i innych dokumentach.
10. Konieczne jest złożenie "oświadczenia o kwalifikowalności VAT". Czy może być to dokument podpisany przez dyrektora finansowego uczelni? Co dokładnie powinno się w nim znaleźć - czy są wymagania formalne?
Jednym z wymaganych do wniosku załączników jest oświadczenie o kwalifikowalności VAT. Oświadczenie może podpisać osoba wskazana do reprezentacji w dokumencie rejestrowym lub upoważniony pełnomocnik (zgodnie z załączonym do wniosku pełnomocnictwem, lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem jego kopią).Ponadto załączniki dotyczące sfery finansowo-księgowej wymagają kontrasygnaty głównego księgowego.
Wzór oświadczenia o kwalifikowalności VAT jest jednym z załączników do dokumentacji konkursowej. Został także umieszczony na stronach internetowych Fundacji w dziale "dokumenty do pobrania”.
Oświadczenie to jest konieczne, aby Fundacja mogła uznać podatek VAT, poniesiony podczas realizacji projektu za koszt kwalifikowany.
W przypadku komercjalizacji wyników projektu, np. poprzez sprzedaż licencji, jednostka powinna wystąpić do właściwego Urzędu Skarbowego o interpretację dotyczącą możliwości odzyskania naliczonego podatku VAT. W przypadku zaistnienia takiej możliwości, jednostka zobowiązana jest do zwrotu zrefundowanej części podatku VAT, która może podlegać odzyskaniu.
11. Projekt musi być zgodny z celami PO IG i Szczegółowym opisem priorytetów. Niestety nie udało mi się znaleźć tych dokumentów. Czy mógłbym prosić o ich przesłanie lub podanie linku?
Program Operacyjny oraz Szczegółowy opis priorytetów dostępne są na stronach Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, które odpowiada za ich przygotowanie.
Linki do stron:
PO IG
Szczegółowy opis priorytetów
12. Wnioskodawca zapewnia trwałość rezultatów projektu przez min. 5 lat. Czy można prosić o dokładniejsze wyjaśnienie tego punktu?
Zgodnie z art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. - trwałość projektu jest zachowana jeżeli w terminie pięciu lat od zakończenia projektu, projekt nie zostanie poddany zasadniczym modyfikacjom:
a) mającym wpływ na jego charakter lub warunki jego realizacji lub powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez beneficjenta oraz
b) wynikającym ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności.
Pojęcie trwałości projektu rozumiane jest więc jako niepoddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji. Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit.a i co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. b.
Kryterium trwałości należy rozpatrywać zarówno w aspekcie "trwałości instytucjonalnej”, jak i "trwałości finansowej”.
Wnioskodawca nie może zastrzec wyników uzyskanych w efekcie realizacji projektów badawczych wyłącznie dla siebie bądź osób trzecich, a także nie może dokonywać jakichkolwiek czynności rozporządzających, wynikających z umowy, na inny podmiot, powodujących bądź mogących spowodować ograniczenie bądź unicestwienie efektu rozpowszechniania.
Wskazane jest także właściwe przygotowanie sposobu rozpowszechniania wyników realizacji projektu i ich transferu do gospodarki wraz z zasadami dostępu, a w szczególności umożliwienie zawierania umów leasingowych bądź licencyjnych czy umów know-how.
Zapewnienie trwałości rezultatów projektów polega m.in. na tym, że wyniki uzyskane w efekcie realizacji projektów badawczych będą udostępniane wszystkim zainteresowanym podmiotom na zasadach rynkowych.
Wszelkie aktywa objęte dofinansowaniem mogą być używane wyłącznie zgodnie z celami projektu, a nabyte wartości niematerialne i prawne nie mogą być odsprzedane wcześniej niż przed upływem okresu "trwałości”.
Beneficjent zobowiązany jest również do niezwłocznego informowania o zamiarze dokonania zmian prawno-organizacyjnych w jego statusie, które miałyby bezpośredni wpływ na realizację projektu i osiągnięcie jego celów. Wymóg ten obowiązuje w całym okresie trwałości projektu. Należy ostatecznie uregulować status potencjalnego beneficjenta jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu, bądź poinformować o mierzalnej zmianie tej sytuacji w wyniku realizacji projektu. Jeżeli po zakończeniu realizacji projektu jego zarządzanie zostanie przekazane na rzecz innej niż Beneficjent instytucji, należy przedstawić uzasadnienie oraz udowodnić, iż podmiot ten jest zdolny do utrzymania i zarządzania produktami projektu.
13. Czy w ramach programów refundacji podlegają koszty związane z udziałem w konferencjach?
Koszty związane z udziałem w konferencjach podlegają refundacji, pod warunkiem że laureat ma podczas ich trwania wystąpienia ustne. Refundacji nie podlegają jedynie poniesione opłaty za udział w konferencji.
14. Czy w programach Fundacji mogą brać udział naukowcy, studenci, doktoranci i uczestnicy stażu podoktorskiego spoza Unii Europejskiej?
Tak. Informacja o naborze do zespołu badawczego musi zostać ogłoszona w całym kraju i za granicą. Nie ma ograniczeń co do narodowości uczestników programów.
15. Czy doktorant spoza Unii Europejskiej musi się starać o wizę polską lub wizę kraju, w którym będzie odbywał staż w czasie trwania studiów doktoranckich?
Tak. Młody naukowiec musi posiadać wizę pozwalającą na wjazd do Polski.
Po wjeździe do Polski młody naukowiec może ubiegać się o zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony wydawane w Urzędzie Wojewódzkim. Zezwolenie jest wydawane na okres do 2 lat i może być przedłużone o kolejne dwa lata. Formalności ustawowo trwają do 45 dni roboczych.
Zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony pozwala na krótkie pobyty w innych krajach strefy Schengen, do 90 dni łącznie w ciągu 6 miesięcy. Umożliwia to wyjazdy związane z promocją projektu lub nawiązaniem współpracy naukowej.
Przy dłuższych pobytach w innym kraju strefy Schengen należy postarać się o odpowiednią wizę czy zezwolenie na pobyt w tym kraju. Informacji należy szukać w odpowiednich urzędach danego kraju.
Więcej szczegółów znajdziecie Państwo na stronie internetowej Urzędu do spraw repatriacji i cudzoziemców: www.udsc.gov.pl/Zezwolenie,na,zamieszkanie,na,czas,oznaczony,498.html
(Młody naukowiec może również starać się o wizę pobytową krajową wydawaną w konsulacie na okres do 5 lat. Należy zaznaczyć, że ten okres dotyczy między innymi osób podejmujących studia, standardowo taka wiza jest wydawana tylko na okres do 1 roku. Wiza ta pozwala jedynie na tranzyt (do 5 dni) przez inne kraje strefy Schengen.)
TEAM
1. Czy w przypadku obronienia przez doktoranta rozprawy doktorskiej w trakcie realizacji projektu, istnieje możliwość podwyższenia stypendium do kwoty przewidzianej dla młodego doktora?
W składanym wniosku należy określić liczbę i status planowanych członków zespołu np. 2 studentów, 2 doktorantów i 2 młodych doktorów.
Kierownik projektu może zaplanować w budżecie skład zespołu, który ulegnie zmianom w czasie trwania projektu, przy założeniu, że liczba ww. członków w zespole podczas realizacji projektu nie jest mniejsza niż 6. Ponadto skład zespołu musi być zgodny ze wskazanym w umowie.
W sytuacji, gdy młody naukowiec, będący członkiem zespołu, utraci prawo do otrzymywania stypendium naukowego, kierownik zespołu jest zobowiązany do powiadomienia o tym fakcie Fundacji i do wyłonienia kolejnego młodego naukowca o tym samym statusie. Rozstrzygnięcie kolejnego otwartego naboru musi nastąpić w terminie 2 miesięcy od momentu utraty ww. prawa przez młodego naukowca. Fundacja jest uprawniona do zmniejszenia kwoty środków finansowych w przypadku niedopełnienia przez Laureata ww. obowiązku.
Stypendium naukowe wypłacane jest w okresie, w którym stypendysta posiada status określony w umowie, przy czym stypendium może być wypłacane do końca miesiąca następującego po terminie obrony pracy magisterskiej (dotyczy studentów) lub pracy doktorskiej (dotyczy doktorantów).
W sytuacji, gdy w zespole zwolni się miejsce i będzie przeprowadzany kolejny nabór członków (na zasadach obowiązujących dla pierwszego naboru) to przykładowo młody doktor, będący wcześniej członkiem zespołu (status doktoranta), który obecnie z powodu obrony czyli zmiany statusu, nie może już pobierać stypendium dla doktoranta, ma prawo przystąpić do procedury rekrutacji jako młody doktor. Jeżeli w wyniku otwartego naboru zostanie wybrany, będzie otrzymywał stypendium w wysokości zaplanowanej dla doktora osoby odbywającej staż podoktorski.
2. Czy osoba zatrudniona na stanowisku asystenta, niemająca otwartego przewodu doktorskiego, może być przyjęta do zespołu badawczego, jako doktorant?
Do zespołu, jako doktorant może zostać przyjęta osoba będąca uczestnikiem studiów doktoranckich.
3. Jakie są kryteria dla młodego doktora?
Młody doktor w chwili rozpoczęcia finansowania nie może przekroczyć 4 roku po uzyskaniu stopnia naukowego doktora (liczy się data roczna).
4. Czy partner zagranicznego musi pochodzić z kraju Unii czy też nie musi być on jej członkiem?
Partner zagraniczny może mieć siedzibę w kraju nienależącym do Unii Europejskiej.
5. Czy w skład grupy młodych badaczy musi być zaangażowane 6 osób z Polski?
W skład zespołu musi być zaangażowanych co najmniej 6 młodych uczonych, niezależnie od ich narodowości. Młodzi uczeni muszą zostać wybrani w otwartym, międzynarodowym konkursie organizowanym przez jednostkę/kierownika zespołu. W naborze mogą uczestniczyć: studenci, którzy ukończyli co najmniej trzeci rok studiów, doktoranci (studenci studiów doktoranckich) oraz uczestnicy stażu podoktorskiego (do 4 lat po uzyskaniu stopnia doktora).
W składanym wniosku należy określić liczbę i status planowanych członków zespołu np. 2 studentów, 2 doktorantów i 2 młodych doktorów.
6. Czy wskazane są jakieś proporcje w grupie młodych badaczy (liczba doktorów, doktorantów, magistrantów)?
Fundacja nie określa proporcji studentów, doktorantów i młodych doktorów w zespole. Młodzi uczeni muszą jednak być zaangażowani w projekt w pełnym wymiarze czasu. Studenci, pomimo że otrzymują imienne stypendium naukowe, nie generują grantu. W przypadku uczestników stażu podoktorskiego, wymagane jest zapewnienie zatrudnienia przez jednostkę w pełnym wymiarze czasu pracy (zgodnie ze standardami europejskimi), a ich wynagrodzenie nie może być refundowane ze środków projektu, ponieważ otrzymują imienne stypendia naukowe.
7. Jakie są kryteria przyznawania finansowania w ramach programu?
Kryteria wyboru projektów w Programie Team obejmują:
- wartości naukowe lub innowacyjne przedstawionych projektów w zespole,
- dorobek badawczy i wdrożeniowy kierownika projektu z ostatnich 4 lat,
- zasadność planowanej liczby zespołu względem przedstawionego programu badawczego,
- jakość procedur wyboru młodych naukowców do pracy w zespole,
- zakres współpracy międzynarodowej zespołu w ramach projektu,
- zasadność i efektywność budżetu projektu,
- wskaźniki produktu i rezultatu (czy są obiektywnie weryfikowalne, odzwierciedlają założone cele projektu i są adekwatne dla danego rodzaju projektu),
- wnioskodawca zapewnia trwałość rezultatów projektu przez okres minimum 5 lat od zakończenia projektu.
8. Dlaczego jednostka naukowa (w której realizowany jest projekt) zobowiązana jest do zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy uczestników stażu podoktorskiego będących członkami zespołu realizującego projekt w Programie?
Fundacja w swoich programach dąży do zapewnienia i przestrzegania europejskich standardów obowiązujących w nauce. W Europejskiej Karcie Naukowca wskazano iż grantodawcy i/lub pracodawcy powinni zobowiązać się do poprawy stabilności warunków zatrudnienia pracowników naukowych. W ramach wprowadzania dobrych praktyk i mając na celu zapewnienie większej stabilizacji młodym doktorom Fundacja wprowadziła m.in. w Programie Team obowiązek ich zatrudnienia przez jednostkę naukową. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie daje uczestnikom staży podoktorskich prawa do dobrowolnego objęcia ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi. W tej sytuacji w pełni uzasadnione jest wprowadzenie wymogu zatrudnienia młodych doktorów co w konsekwencji umożliwi im korzystanie z przywilejów wynikających z objęcia ubezpieczeniami społecznymi (np. publiczna opieka medyczna).
9. Czy ze środków na realizację projektu może być refundowane wynagrodzenie kierownika zespołu?
Wynagrodzenie kierownika zespołu i pracowników naukowych w zespole może być refundowane ze środków na realizację projektów proporcjonalnie do ich zaangażowania w realizację projektu.
10. W ramach organizacji naboru członków do zespołu chcielibyśmy refundować kandydatom koszty przyjazdu na rozmowy kwalifikacyjne. Czy możemy zaliczyć wspomniane koszty podróży do kosztów kwalifikowalnych, a jeżeli tak, to do jakiej kategorii?
Istnieje możliwość refundowania kosztów podróży kandydatom na członków zespołu. Wydatki te należy ująć w kategorii "koszty ogólne”.
11.Zgodnie z dokumentacją konkursową młody doktor w chwili rozpoczęcia finansowania nie może przekroczyć 4 lat po uzyskaniu stopnia naukowego doktora. Czy wlicza się do tego okres, w którym kandydat/ka korzystał z urlopów macierzyńskich lub wychowawczych.
Fundacja na rzecz Nauki Polskiej działa zgodnie ze standardami Unii Europejskiej
w działaniach na rzecz eliminacji dyskryminacji ze względu na płeć oraz wyrównywania szans mężczyzn i kobiet. W związku z tym przyjęto zasadę, iż maksymalny dopuszczalny okres po uzyskaniu stopnia naukowego doktora jest przedłużany o czas, w którym kandydaci korzystali z urlopów macierzyńskich i wychowawczych.