FAQ
Najczęściej zadawane pytania (FAQs)Program VENTURES - wsparcie projektów aplikacyjnych mających zastosowanie w gospodarce, realizowanych przez studentów, absolwentów i doktorantów.
OGÓLNE
1. W jakim języku należy przygotować wniosek?
W programie Ventures wniosek wraz z załącznikami będą uzupełniane w języku polskim; w przypadku trzech pozostałych programów w języku angielskim, natomiast załączniki w języku wskazanym w dokumentacji konkursowej (niektóre w języku angielskim, niektóre w polskim np. oświadczenie o kwalifikowalności VAT).
2. Po jakim czasie od złożenia wniosku można się spodziewać odpowiedzi przyjmującej bądź odrzucającej projekt?
Planujemy, że lista laureatów zostanie ogłoszona w ciągu ok. 3 miesięcy od daty zakończenia naboru wniosków. II etap oceny merytorycznej, tj. rozmowa kwalifikacyjna powinna mieć miejsce w trzecim miesiącu oceny.
3. Czy można składać wniosek jednocześnie w kilku programach?
Nie ma formalnych przeszkód przed składaniem wniosków w kilku programach jednocześnie. W przypadku uzyskiwania finansowania z różnych źródeł należy pamiętać o zakazie podwójnego finansowania, opisanym w dokumentacji konkursowej i innych dokumentach.
4 . Czy ten sam wniosek można składać wielokrotnie?
Wniosek, który nie otrzyma finansowania, może być składany w kolejnych edycjach programu jeśli spełnia wymagania formalne.
5 . Co staje się formalnym rozliczeniem projektu?
Formalnym rozliczeniem projektu jest m.in. zatwierdzenie przez Fundację sprawozdania końcowego z realizacji projektu. Zasady rozliczenia projektu określi umowa podpisana z laureatem. Wzór umowy jest załącznikiem do dokumentacji konkursowej.
6 . Co to są koszty ogólne oraz koszty zarządzania?
Koszty ogólne to koszty, które nie mogą zostać bspośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi. Koszty ogólne obejmują np. udokumentowane opłaty czynszowe, koszty administracyjne, koszty zarządzania projektem oraz koszty eksploatacji pomieszczeń, w których realizowany jest projekt. Koszty zarządzania - m.in. koszty refundacji wynagrodzenia osoby odpowiadającej w jednostce za finansowe rozliczenie projektu (propozrcjonalnie do czasowego zaangażowania). Koszty ogólne nie mogą być rozliczane jak tzw. koszty pośrednie projektu. Muszą być udokumentowane jako koszty niezbędne do prawidłowej realizacji projektu.
7 . Koszty ogólne projektu (w tym administracyjne) nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Czy w ramach tej kwoty można przekazać część na wynagrodzenie dla osoby będącej sekretarzem projektu, odpowiedzialnym za prowadzenie sprawozdawczości i rozliczenia projektu?
Koszty ogólne projektu nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. W tej kategorii możliwa jest refundacja wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej np. za rozliczenie projektu.
8 . Czy jeżeli moja praca doktorska byłaby finansowana częściowo z grantu na projekt celowy, to czy to nie blokuje możliwości ubiegania się o pieniądze w ramach programu Fundacji?
Wydatki związane z realizacją projektu określonego we wniosku nie mogą być finansowane z innych publicznych źródeł krajowych lub wspólnotowych. Obowiązuje zakaz podwójnego finansowania opisany w dokumentacji konkursowej i innych dokumentach.
9. Konieczne jest złożenie "oświadczenia o kwalifikowalności VAT". Czy może być to dokument podpisany przez dyrektora finansowego uczelni? Co dokładnie powinno się w nim znaleźć - czy są wymagania formalne?
Jednym z wymaganych do wniosku załączników jest oświadczenie o kwalifikowalności VAT. Oświadczenie może podpisać osoba wskazana do reprezentacji w dokumencie rejestrowym lub upoważniony pełnomocnik (zgodnie z załączonym do wniosku pełnomocnictwem, lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem jego kopią).Ponadto załączniki dotyczące sfery finansowo-księgowej wymagają kontrasygnaty głównego księgowego.
Wzór oświadczenia o kwalifikowalności VAT jest jednym z załączników do dokumentacji konkursowej. Został także umieszczony na stronach internetowych Fundacji w dziale "dokumenty do pobrania”.
Oświadczenie to jest konieczne, aby Fundacja mogła uznać podatek VAT, poniesiony podczas realizacji projektu za koszt kwalifikowany.
W przypadku komercjalizacji wyników projektu, np. poprzez sprzedaż licencji, jednostka powinna wystąpić do właściwego Urzędu Skarbowego o interpretację dotyczącą możliwości odzyskania naliczonego podatku VAT. W przypadku zaistnienia takiej możliwości, jednostka zobowiązana jest do zwrotu zrefundowanej części podatku VAT, która może podlegać odzyskaniu.
10. Projekt musi być zgodny z celami PO IG i Szczegółowym opisem priorytetów. Niestety nie udało mi się znaleźć tych dokumentów. Czy mógłbym prosić o ich przesłanie lub podanie linku?
Program Operacyjny oraz Szczegółowy opis priorytetów dostępne są na stronach Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, które odpowiada za ich przygotowanie.
Linki do stron:
PO IG
Szczegółowy opis priorytetów
11. Wnioskodawca zapewnia trwałość rezultatów projektu przez min. 5 lat. Czy można prosić o dokładniejsze wyjaśnienie tego punktu?
Zgodnie z art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. - trwałość projektu jest zachowana jeżeli w terminie pięciu lat od zakończenia projektu, projekt nie zostanie poddany zasadniczym modyfikacjom:
a) mającym wpływ na jego charakter lub warunki jego realizacji lub powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez beneficjenta oraz
b) wynikającym ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności.
Pojęcie trwałości projektu rozumiane jest więc jako niepoddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji. Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit.a i co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. b.
Kryterium trwałości należy rozpatrywać zarówno w aspekcie "trwałości instytucjonalnej”, jak i "trwałości finansowej”.
Wnioskodawca nie może zastrzec wyników uzyskanych w efekcie realizacji projektów badawczych wyłącznie dla siebie bądź osób trzecich, a także nie może dokonywać jakichkolwiek czynności rozporządzających, wynikających z umowy, na inny podmiot, powodujących bądź mogących spowodować ograniczenie bądź unicestwienie efektu rozpowszechniania.
Wskazane jest także właściwe przygotowanie sposobu rozpowszechniania wyników realizacji projektu i ich transferu do gospodarki wraz z zasadami dostępu, a w szczególności umożliwienie zawierania umów leasingowych bądź licencyjnych czy umów know-how.
Zapewnienie trwałości rezultatów projektów polega m.in. na tym, że wyniki uzyskane w efekcie realizacji projektów badawczych będą udostępniane wszystkim zainteresowanym podmiotom na zasadach rynkowych.
Wszelkie aktywa objęte dofinansowaniem mogą być używane wyłącznie zgodnie z celami projektu, a nabyte wartości niematerialne i prawne nie mogą być odsprzedane wcześniej niż przed upływem okresu "trwałości”.
Beneficjent zobowiązany jest również do niezwłocznego informowania o zamiarze dokonania zmian prawno-organizacyjnych w jego statusie, które miałyby bezpośredni wpływ na realizację projektu i osiągnięcie jego celów. Wymóg ten obowiązuje w całym okresie trwałości projektu. Należy ostatecznie uregulować status potencjalnego beneficjenta jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu, bądź poinformować o mierzalnej zmianie tej sytuacji w wyniku realizacji projektu. Jeżeli po zakończeniu realizacji projektu jego zarządzanie zostanie przekazane na rzecz innej niż Beneficjent instytucji, należy przedstawić uzasadnienie oraz udowodnić, iż podmiot ten jest zdolny do utrzymania i zarządzania produktami projektu.
12. Czy w ramach programów refundacji podlegają koszty związane z udziałem w konferencjach?
Koszty związane z udziałem w konferencjach podlegają refundacji, pod warunkiem że laureat ma podczas ich trwania wystąpienia ustne lub prezentuje plakat. Refundacji podlegają także opłaty konferencyjne.
VENTURES
1. Jestem studentem piątego roku biotechnologii. Pierwszy z terminów składania wniosków o stypendium Ventures upływa w momencie, kiedy będę jeszcze studentem. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, projekt będę wykonywał będąc doktorantem. Zastanawia mnie, jako kto mam ubiegać się o stypendium oraz w jakiej wysokości byłoby ono przyznane w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku.
Wnioski do Programu Ventures mogą składać jednostki naukowe mające siedzibę w Polsce wraz:
- ze studentem, który ukończył co najmniej 3 rok studiów lub
- z absolwentem studiów magisterskich do 3 roku po ukończeniu ww. studiów zatrudnionym na etacie naukowym lub
- z doktorantem.
Jednym z załączników do wniosku będzie dokument potwierdzający status osoby aplikującej.
Realizacja projektu musi zostać zakończona w miesiącu, w którym nastąpi obrona pracy magisterskiej (dotyczy studentów) lub pracy doktorskiej (dotyczy absolwentów i doktorantów).
Podsumowując, w tym przypadku proponujemy złożenie wniosku w edycji jesiennej Programu Ventures (składanie wniosków do 31 października), kiedy będzie Pan posiadał status doktoranta.
2. Czy kierownikiem projektu (głównym wykonawcą) może być osoba z tytułem doktora, która otrzymała tytuł w okresie krótszym niż 12 miesięcy?
Kierownikiem projektu w Programie Ventures może być:
- Student, który ukończył co najmniej trzeci rok studiów lub
- Absolwent studiów magisterskich do trzech lat po ukończeniu ww. studiów, który jest zatrudniony na etacie naukowo-dydaktycznym lub
- Doktorant, tj. uczestnik studiów doktoranckich.
Osoba, która uzyskała stopień naukowy doktora nie jest uprawniona do złożenia wniosku w Programie Ventures.
3. W ramach programu przewidziane jest imienne stypendium naukowe dla kierownika zespołu. W ramach kosztów kwalifikowanych mieszczą się wynagrodzenia wraz pozapłacowymi kosztami pracy oraz stypendia (liczba mnoga). W takim razie czy stypendium otrzymuje tylko jedna osoba (kierownik projektu) czy też zarazem członkowie zespołu realizujący projekt? Jeżeli stypendium otrzymuje wyłącznie kierownik projektu to czy można część grantu badawczego przeznaczyć właśnie na wynagrodzenia (np. dla osób pomagajacych w badaniach itp.)? Jeżeli tak, to jaką część można maksymalnie przeznaczyć na wynagrodzenia dla pomocników, ile %?
W Programie Ventures imienne stypendium naukowe, o wartości wskazanej w dokumentacji konkursowej, może otrzymywać jedynie kierownik projektu.
W katalogu kosztów wskazano m.in. wynagrodzenia osób zaangażowanych w realizację projektu, co oznacza, że środki z tzw. części projektowej (grantu) można przeznaczyć na wynagrodzenia osób pomagających w badaniach. Wyjątek to wynagrodzenie opiekuna naukowego projektu, które nie może być refundowane ze środków projektu.
Nie ma ograniczenia % dla środków przeznaczonych na wynagrodzenia. Wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w realizację projektu mogą być refundowane jedynie proporcjonalnie do ich zaangażowania w projekt (obowiązek prowadzenia kart czasu pracy).
4. Wydatki na zakup wyposażenia laboratoryjnego nie przekroczą 20% całkowitych kosztów kwalifikowanych. Czy tutaj można zaliczyć kupno komputerów koniecznych do stworzenia oprogramowania będącego przedmiotem ww. wniosku?
W katalogu kosztów wskazano również wydatki na zakup wyposażenia laboratoryjnego, nie przekraczające 20% całkowitych wydatków kwalifikowanlnych. Rodzaj wyposażenia jest uzależniony od specyfiki realizowanego projektu i musi być niezbędny do realizacji projektu.
5. Jestem absolwentem zatrudnionym na etacie naukowo-technicznym. Czy mogę wziąć udział w programie?
Absolwenci zatrudnieni na etacie naukowo-technicznym również mogą wziąć udział w programie VENTURES.
6. Jestem studentem IV roku i chciałbym wziąć udział w konkursie programu Ventures. Przy obecnym regulaminie, zezwalającym na rozpoczęcie projektu pomiędzy 1 września 2009 a 1 stycznia 2010, muszę starać się o przesunięcie terminu obrony pracy magisterskiej na wrzesień lub październik 2010, aby mój projekt - zgodnie z regulaminem - trwał minimum rok.
Informujemy osoby zainteresowane udziałem w III edycji programu VENTURES, że Fundacja wprowadziła modyfikację w dokumentacji konkursowej tego programu. Zmiana wynika z potrzeby umożliwienia udziału w konkursie studentom przygotowującym prace magisterskie, bez konieczności opóźnienia terminu obrony pracy. Aby mogli oni przystąpić do obrony w terminie, spełniając jednocześnie warunek, aby projekt trwał minimum jeden rok, wprowadzamy możliwość rozpoczęcia realizacji projektów pomiędzy 1 lipca 2009 a 1 stycznia 2010 (pkt. 5.2.1 dokumentacji konkursowej).
Zwracamy jednocześnie uwagę, że konkurs III edycji programu VENTURES nie zostanie rozstrzygnięty przed 1 lipca 2009 r. (prawdopodobnie na przełomie lipca i sierpnia). W związku z tym ewentualne koszty poniesione w ramach realizacji projektu przed ogłoszeniem wyników konkursu, są ponoszone na własne ryzyko wnioskodawcy. Będą one uznane za kwalifikowane, w przypadku wygrania konkursu.
Nowe brzmienie punktu 5.2.1. w dokumentacji konkursowej III edycji programu Ventures to:
"5.2.1. Wnioskujący o dofinansowanie określa datę rozpoczęcia (pomiędzy 1 lipca 2009 a 1 stycznia 2010) i zakończenia realizacji projektu. Wnioskujący powinien mieć na uwadze, iż okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem, w którym poniesione wydatki mogą być uznane za kwalifikowane.”
Przepraszamy za ewentualne niedogodności wynikające z wprowadzenia zmiany po ogłoszeniu konkursu. W chwili wprowadzania tej zmiany nikt z wnioskodawców nie zakończył jeszcze wypełniania formularza elektronicznego.