Najczęściej zadawane pytania (FAQs)
OGÓLNE
1. W jakim języku należy przygotować wniosek?
W programie Ventures wniosek wraz z załącznikami będą uzupełniane w języku polskim; w przypadku trzech pozostałych programów w języku angielskim, natomiast załączniki w języku wskazanym w dokumentacji konkursowej (niektóre w języku angielskim, niektóre w polskim np. oświadczenie o kwalifikowalności VAT).
2. Po jakim czasie od złożenia wniosku można się spodziewać odpowiedzi przyjmującej bądź odrzucającej projekt?
Planujemy, że lista laureatów zostanie ogłoszona w ciągu ok. 3 miesięcy od daty zakończenia naboru wniosków. II etap oceny merytorycznej, tj. rozmowa kwalifikacyjna powinna mieć miejsce w trzecim miesiącu oceny.
3. Czy istnieją formalne wymagania jak ma być przeprowadzana rekrutacja doktorantów, studentów lub młodych doktorów w programach: ogłoszenia, komisja rekrutacyjna etc.?
Ogólne zasady wyboru młodych uczonych do projektów określa dokumentacja konkursowa. Przy przeprowadzaniu naboru członków zespołu będą obowiązywały następujące zasady:
- Informacja o konkursie musi zostać ogłoszona w całym kraju i za granicą, w tym w gazecie codziennej w wydaniu ogólnopolskim,
- Kierownik zespołu zobowiązany jest do powołania, co najmniej trzyosobowej komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie rekrutacji,
- Komisja zobowiązana jest do przygotowania i przeprowadzenia rekrutacji według przejrzystych kryteriów oraz udokumentowania procesu naboru w formie protokołu,
- Protokół zawiera, co najmniej informacje nt. ogłoszeń o konkursie, dane osobowe kandydatów, nazwy jednostek, z których pochodzą, uzyskane przez nich noty podczas rekrutacji oraz terminy naboru (protokół będzie stanowił przedmiot kontroli).
- Jednostka zapewni przedstawicielowi Fundacji możliwość udziału w pracach komisji przeprowadzającej rekrutację.
Należy również pamiętać, iż jednym z wymaganych załączników do wniosku - ocenianych przez recenzentów - będzie opis planowanej procedury rekrutacji członków zespołu.
4. Czy można składać wniosek jednocześnie w kilku programach?
Nie ma formalnych przeszkód przed składaniem wniosków w kilku programach jednocześnie. W przypadku uzyskiwania finansowania z różnych źródeł należy pamiętać o zakazie podwójnego finansowania, opisanym w dokumentacji konkursowej i innych dokumentach.
5. Czy ten sam wniosek można składać wielokrotnie?
Wniosek, który nie otrzyma finansowania, może być składany w kolejnych edycjach programu jeśli spełnia wymagania formalne.
6. Co staje się formalnym rozliczeniem projektu?
Formalnym rozliczeniem projektu jest m.in. zatwierdzenie przez Fundację sprawozdania końcowego z realizacji projektu. Zasady rozliczenia projektu określi umowa podpisana z laureatem. Wzór umowy jest załącznikiem do dokumentacji konkursowej.
7. Co to są koszty ogólne oraz koszty zarządzania?
Koszty ogólne obejmują np. udokumentowane opłaty czynszowe, koszty administracyjne, koszty zarządzania projektem oraz koszty eksploatacji pomieszczeń, w których realizowany jest projekt. Koszty zarządzania - m.in. koszty refundacji wynagrodzenia osoby odpowiadającej w jednostce za finansowe rozliczenie projektu (proporcjonalnie do czasowego zaangażowania).
Koszty ogólne nie mogą być rozliczane jak tzw. "koszty pośrednie” projektu. Muszą być udokumentowane, jako koszty niezbędne do prawidłowej realizacji projektu.
8. Koszty ogólne projektu (w tym administracyjne) nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Czy w ramach tej kwoty można przekazać część na wynagrodzenie dla osoby będącej sekretarzem projektu, odpowiedzialnym za prowadzenie sprawozdawczości i rozliczenia projektu?
Koszty ogólne projektu nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. W tej kategorii możliwa jest refundacja wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej np. za rozliczenie projektu.
9. Czy jeżeli moja praca doktorska byłaby finansowana częściowo z grantu na projekt celowy, to czy to nie blokuje możliwości ubiegania się o pieniądze w ramach programu Fundacji?
Wydatki związane z realizacją projektu określonego we wniosku nie mogą być finansowane z innych publicznych źródeł krajowych lub wspólnotowych. Obowiązuje zakaz podwójnego finansowania opisany w dokumentacji konkursowej i innych dokumentach.
10. Konieczne jest złożenie "oświadczenia o kwalifikowalności VAT". Czy może być to dokument podpisany przez dyrektora finansowego uczelni? Co dokładnie powinno się w nim znaleźć - czy są wymagania formalne?
Jednym z wymaganych do wniosku załączników jest oświadczenie o kwalifikowalności VAT. Oświadczenie może podpisać osoba wskazana do reprezentacji w dokumencie rejestrowym lub upoważniony pełnomocnik (zgodnie z załączonym do wniosku pełnomocnictwem, lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem jego kopią).Ponadto załączniki dotyczące sfery finansowo-księgowej wymagają kontrasygnaty głównego księgowego.
Wzór oświadczenia o kwalifikowalności VAT jest jednym z załączników do dokumentacji konkursowej. Został także umieszczony na stronach internetowych Fundacji w dziale "dokumenty do pobrania”.
Oświadczenie to jest konieczne, aby Fundacja mogła uznać podatek VAT, poniesiony podczas realizacji projektu za koszt kwalifikowany.
W przypadku komercjalizacji wyników projektu, np. poprzez sprzedaż licencji, jednostka powinna wystąpić do właściwego Urzędu Skarbowego o interpretację dotyczącą możliwości odzyskania naliczonego podatku VAT. W przypadku zaistnienia takiej możliwości, jednostka zobowiązana jest do zwrotu zrefundowanej części podatku VAT, która może podlegać odzyskaniu.
11. Projekt musi być zgodny z celami PO IG i Szczegółowym opisem priorytetów. Niestety nie udało mi się znaleźć tych dokumentów. Czy mógłbym prosić o ich przesłanie lub podanie linku?
Program Operacyjny oraz Szczegółowy opis priorytetów dostępne są na stronach Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, które odpowiada za ich przygotowanie.
Link do PO IG :
Link do Szczegółowego opisu priorytetów:
12. Wnioskodawca zapewnia trwałość rezultatów projektu przez min. 5 lat. Czy można prosić o dokładniejsze wyjaśnienie tego punktu?
Zgodnie z art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. - trwałość projektu jest zachowana jeżeli w terminie pięciu lat od zakończenia projektu, projekt nie zostanie poddany zasadniczym modyfikacjom:
a) mającym wpływ na jego charakter lub warunki jego realizacji lub powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez beneficjenta oraz
b) wynikającym ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności.
Pojęcie trwałości projektu rozumiane jest więc jako niepoddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji. Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit.a i co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. b.
Kryterium trwałości należy rozpatrywać zarówno w aspekcie "trwałości instytucjonalnej”, jak i "trwałości finansowej”.
Wnioskodawca nie może zastrzec wyników uzyskanych w efekcie realizacji projektów badawczych wyłącznie dla siebie bądź osób trzecich, a także nie może dokonywać jakichkolwiek czynności rozporządzających, wynikających z umowy, na inny podmiot, powodujących bądź mogących spowodować ograniczenie bądź unicestwienie efektu rozpowszechniania.
Wskazane jest także właściwe przygotowanie sposobu rozpowszechniania wyników realizacji projektu i ich transferu do gospodarki wraz z zasadami dostępu, a w szczególności umożliwienie zawierania umów leasingowych bądź licencyjnych czy umów know-how.
Zapewnienie trwałości rezultatów projektów polega m.in. na tym, że wyniki uzyskane w efekcie realizacji projektów badawczych będą udostępniane wszystkim zainteresowanym podmiotom na zasadach rynkowych.
Wszelkie aktywa objęte dofinansowaniem mogą być używane wyłącznie zgodnie z celami projektu, a nabyte wartości niematerialne i prawne nie mogą być odsprzedane wcześniej niż przed upływem okresu "trwałości”.
Beneficjent zobowiązany jest również do niezwłocznego informowania o zamiarze dokonania zmian prawno-organizacyjnych w jego statusie, które miałyby bezpośredni wpływ na realizację projektu i osiągnięcie jego celów. Wymóg ten obowiązuje w całym okresie trwałości projektu. Należy ostatecznie uregulować status potencjalnego beneficjenta jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu, bądź poinformować o mierzalnej zmianie tej sytuacji w wyniku realizacji projektu. Jeżeli po zakończeniu realizacji projektu jego zarządzanie zostanie przekazane na rzecz innej niż Beneficjent instytucji, należy przedstawić uzasadnienie oraz udowodnić, iż podmiot ten jest zdolny do utrzymania i zarządzania produktami projektu.
13.Czy w ramach programów refundacji podlegają koszty związane z udziałem w konferencjach ?
Koszty związane z udziałem w konferencjach podlegają refundacji, pod warunkiem że laureat ma podczas ich trwania wystąpienia ustne. Refundacji nie podlegają jedynie poniesione opłaty za udział w konferencji.
WELCOME
1. Czy w momencie składania wniosku do programu Welcome trzeba mieć pismo od potencjalnego polskiego pracodawcy, tzn. czy musi się on zgodzić na zatrudnienie?
Wniosek składany do Programu Welcome musi być podpisany przez uczonego (który będzie realizował projekt) i przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu jednostki, w której projekt będzie realizowany.
Ponadto, jednym z załączników wymaganych do wniosku jest promesa zatrudnienia wystawiona przez osobę upoważnioną w jednostce lub zaświadczenie o zatrudnieniu. Promesa może mieć charakter warunkowy (tj. jeżeli pan/pani x zostanie laureatem programu Welcome to jednostka zobowiązuje się do zatrudnienia pana/panią x).
2. Czy można podać więcej niż jeden potencjalny instytut? Czy od wszystkich wymagane jest pismo o potencjalnym zatrudnieniu?
Jednym z kryteriów oceny merytorycznej wniosków złożonych w Programie Welcome jest dorobek badawczy lub wdrożeniowy jednostki goszczącej. Nie jest zatem możliwe wskazanie więcej niż jednego instytutu.
3. Czy istnieje możliwość zmiany instytutu w Polsce po otrzymaniu grantu tzn. transfer wraz z grantem do drugiej instytucji?
Jednostka wraz z kierownikiem projektu (uczonym z zagranicy) składa wniosek, a jednym z kryteriów oceny merytorycznej jest dorobek badawczy lub wdrożeniowy jednostki goszczącej. Umowa podpisywana jest między Fundacją, uczonym i jednostką. Wyklucza to możliwość zmiany instytucji w trakcie realizacji projektu.
4. W latach 1999-2001 (24 miesiące) oraz 2005-2006 (12 miesięcy) pracowałem na uczelni zagranicznej. Od momentu powrotu pracuję w Polsce. Czy w tej sytuacji mogę składać wniosek do programu Welcome?
Do Programu Welcome mogą składać wnioski m.in. polscy uczeni posiadający stopień naukowy doktora, którzy przebywali za granicą co najmniej dwa lata i zamierzają wrócić do kraju lub już do niego wrócili (jednak nie wcześniej niż 2 lata przed upływem terminu przyjmowania wniosków). Obowiązują miesięczne terminy powrotów lub przyjazdów do Polski.
Przykład: jeżeli termin naboru wniosków upływa np. 30 września 2008 roku to wnioski mogą złożyć uczeni, którzy wrócili do kraju nie wcześniej niż w październiku 2006 roku, przy czym mogą to być jedynie uczeni powracający z co najmniej 24 miesięcznego pobytu w jednostce zagranicznej. Krótsze lub odbyte we wcześniejszym okresie pobyty nie są zaliczane do wymaganego okresu.
5. Czy zagraniczny uczony musi pochodzić z kraju Unii Europejskiej? Czy istnieją jakieś preferencje co do kraju pochodzenia uczonego?
Zagraniczny uczony może pochodzić z kraju nienależącego do Unii Europejskiej. Nie zostały określone preferencje w zakresie kraju, z którego może pochodzić uczony.
6. Czy uczonego z zagranicy obowiązuje stały pobyt w Polsce? Czy dopuszcza się krótkie wizyty zagranicą (np. kwestie rodzinne, w sytuacji, gdy przyjeżdża do Polski sam)?
Uczony jest zobowiązany do przebywania w jednostce goszczącej co najmniej 10 miesięcy w każdym roku w trakcie realizacji projektu.
7. Jakie są kryteria przyznawania finansowania w ramach Programu?
W przypadku Programu Welcome kryteria wyboru projektów obejmują:
- wartości naukowe przedstawionego projektu,
- dorobek badawczy i wdrożeniowy kierownika projektu, w tym samodzielność naukowa oraz doświadczenie w transferze prac B+R do gospodarki,
- poziom naukowy 5 najważniejszych publikacji lub patentów kierownika projektu dokonanych w ciągu ostatnich 4 lat,
- dorobek badawczy i wdrożeniowy jednostki goszczącej,
- jakość procedur wyboru młodych naukowców do pracy w zespole,
- zakres współpracy międzynarodowej zespołu w ramach projektu,
- zasadność i efektywność budżetu projektu,
- wskaźniki produktu i rezultatu (czy są obiektywnie weryfikowalne, odzwierciedlają założone cele projektu i są adekwatne dla danego rodzaju projektu),
- wnioskodawca zapewnia trwałość rezultatów projektu przez okres minimum 5 lat od zakończenia projektu.
8. Dlaczego jednostka naukowa (w której realizowany jest projekt) zobowiązana jest do zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy uczestników stażu podoktorskiego będących członkami zespołu realizującego projekt w Programie?
Fundacja w swoich programach dąży do zapewnienia i przestrzegania europejskich standardów obowiązujących w nauce. W Europejskiej Karcie Naukowca wskazano iż grantodawcy i/lub pracodawcy powinni zobowiązać się do poprawy stabilności warunków zatrudnienia pracowników naukowych. W ramach wprowadzania dobrych praktyk i mając na celu zapewnienie większej stabilizacji młodym doktorom Fundacja wprowadziła m.in. w Programie Welcome obowiązek ich zatrudnienia przez jednostkę naukową. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie daje uczestnikom staży podoktorskich prawa do dobrowolnego objęcia ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi. W tej sytuacji w pełni uzasadnione jest wprowadzenie wymogu zatrudnienia młodych doktorów co w konsekwencji umożliwi im korzystanie z przywilejów wynikających z objęcia ubezpieczeniami społecznymi (np. publiczna opieka medyczna.
9. Co to są koszty osobowe projektu?
Koszty osobowe obejmują: zatrudnienie kierownika projektu (koszt ponosi jednostka z własnych środków, z tym, że pensja nie musi być wysoka); stypendium dla kierownika projektu (równoważy niskie wynagrodzenie z tytułu zatrudnienia i jest kosztem kwalifikowanym projektu); zatrudnienie postdoca (koszt ponosi jednostka, z tym, że może to być jakikolwiek etat, np. techniczny); stypendium postdoca (równoważy niskie wynagrodzenie z tytułu zatrudnienia i jest kosztem kwalifikowanym projektu).
Doktoranci i studenci nie muszą być zatrudniani przez jednostkę, ponieważ są objęci ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym z tytułu studiów. Stypendia dla doktorantów i studentów łącznie ze składkami dla doktorantów do ZUS są kosztami kwalifikowanymi projektu. Studenci, doktoranci i młodzi doktorzy wybierani są wyłącznie drogą międzynarodowego konkursu.
10.Czy ze środków na realizację projektu może być refundowane wynagrodzenie kierownika zespołu ?
Wynagrodzenie kierownika zespołu nie może być refundowane ze środków na realizację projektu. Otrzymuje on imienne stypendium naukowe ze środków projektu, natomiast wynagrodzenie jest kosztem własnym jednostki, w której realizowany jest projekt. Wynagrodzenia innych pracowników naukowych zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu mogą być refundowane ze środków na realizację projektu proporcjonalnie do ich czasowego zaangażowania w realizację projektu.
11. W ramach organizacji naboru członków do zespołu chcielibyśmy refundować kandydatom koszty przyjazdu na rozmowy kwalifikacyjne. Czy możemy zaliczyć wspomniane koszty podróży do kosztów kwalifikowalnych, a jeżeli tak, to do jakiej kategorii?
Istnieje możliwość refundowania kosztów podróży kandydatom na członków zespołu. Wydatki te należy ująć w kategorii "koszty ogólne”. |
Program WELCOME - wsparcie projektów realizowanych przez wybitnych uczonych z zagranicy tworzących zespoły badawcze w polskich jednostkach naukowych 
