Sprawozdawczość w działaniu 4.4 POIR

Poniżej znajdują się informacje oraz pliki do pobrania niezbędne do prawidłowego przygotowania sprawozdania w systemie SL2014 dla beneficjentów Działania 4.4 POIR.

Dokumenty do pobrania 

Prezentacje 

 

Komunikaty IW:

HARMONOGRAM PŁATNOŚCI

  • Harmonogram płatności stanowi w SL odrębny moduł, a zatem nie ma konieczności przekazywania go w postaci dodatkowych plików wraz z każdorazowym złożeniem wniosku o płatność.
  • Dane zawarte w harmonogramie są ściśle powiązane z zapisami umowy o dofinansowanie, która wskazuje okresy rozliczeniowe składanych przez Beneficjenta wniosków o płatność.
  • HARMONOGRAM PŁATNOŚCI ma na celu dostarczenie IW informacji na temat: terminów składania przez Beneficjentów wniosków o płatność (m-c wskazany w harmonogramie oznacza m-c złożenia wniosku o płatność), danych na temat wydatków ogółem/kwalifikowalnych przedłożonych we wniosku, a także o wnioskowanych kwotach dofinansowania (w formie zaliczki i/lub refundacji).

A zatem:

  • HARMONOGRAM PŁATNOŚCI nie wskazuje terminów ponoszenia przez Beneficjentów wydatków związanych z realizacją projektu!
  • HARMONOGRAM PŁATNOŚCI nie obrazuje stanu rzeczowego realizacji projektu tj. terminów i kwot ponoszonych wydatków lecz terminy i kwoty ich rozliczenia względem IW.

Terminy składania wniosków o płatność należy wskazać poprzez wskazanie konkretnego miesiąca złożenia wniosku. Ww. działanie wynika z konieczności przygotowania przez IW prognoz w zakresie certyfikacji/wydatkowania, które opierają się m.in. na informacjach zawartych w Państwa harmonogramach.

Wydatki odpowiadające dofinansowaniu w formie zaliczki należy wykazać w tym terminie (wierszu), w którym zostanie złożony wniosek o płatność rozliczający zaliczkę, a zatem w przypadku wniosków rozliczających zaliczki nie należy wskazywać tożsamej kwoty w polu ?wydatki ogółem/kwalifikowalne?, ?dofinansowanie ogółem/zaliczka?. Tożsama kwota wydatków w jednym wierszu jest możliwa jedynie w sytuacjach, gdy wniosek rozliczający ma charakter refundacyjny lub (marginalne przypadki) Beneficjent pobiera zaliczki, rozlicza je w składanych wnioskach w wysokości 100% oraz wnioskuje o kolejną transzę w tej samej wysokości.

W pierwszym harmonogramie płatności co do zasady kwota wydatków ogółem / kwalifikowalnych / dofinansowania, powinna być zgodna z kwotami wynikającymi z zwartej umowy o dofinansowanie, stad tak ważne jest złożenie pierwszego harmonogramu płatności przed złożeniem pierwszego wniosku o płatność.

Harmonogram płatności może podlegać aktualizacji ze skutkiem jedynie na kolejny okres rozliczeniowy, w związku z tym modyfikacji można dokonać jedynie w odniesieniu do kolejnych miesięcy. Beneficjent nie może modyfikować okresów już zakończonych, co w praktyce oznacza, że prawidłowe przygotowanie harmonogramu polega na:

  • Przeliczeniu otrzymanego w poprzednich miesiącach dofinansowania (zaliczka/refundacja);
  • Przeliczeniu wykazanych we wnioskach złożonych do IW wydatków kwalifikowalnych/ogółem
  • Rozpisaniu na kolejne miesiące pozostałej kwoty dofinansowania, wydatków ogółem/kwalifikowalnych na pozostały okres realizacji projektu.

Harmonogram należy aktualizować każdorazowo w przypadku zmian finansowych oraz terminów składania wniosków o płatność min. w przypadku dokonywania zwrotów, aneksowania umów o dofinansowanie. Należy pamiętać, aby suma poniesionych wydatków wraz z planowanymi była zgodna z całkowitą wartością projektu.

Harmonogram po zatwierdzeniu przez IW nie jest wycofywany do korekty. Jeżeli zasadne jest złożenie aktualizacji ? należy złożyć kolejny.

Zaktualizowany harmonogram płatności należy złożyć do IW w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym złożony będzie wniosek o płatność, zawierający wartości inne, niż wskazane w obowiązującym harmonogramie. Wraz z aktualizacją należy wskazać przesłanki do dokonanych zmian, jednocześnie mając na uwadze, iż IW nie jest zobligowana do ich akceptacji.

Kwota wnioskowana, wskazana przez Beneficjenta w złożonym wniosku o płatność (zaliczka/refundacja), kwota rozliczonych wydatków, a także termin złożenia wniosku,  muszą być zgodne z kwotami widniejącymi w harmonogramie płatności, obowiązującym na dzień jego weryfikacji.

 

 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

IW informuje, iż w odniesieniu do dokumentacji dotyczącej postępowania z wyboru wykonawcy Beneficjent winien przekazać (wgrać do SL) następujące dokumenty:

  • Dokument potwierdzający metodologię szacowania wartości zamówienia,
  • Treść zapytania (jeśli dotyczy),
  • Potwierdzenie wysłania zapytania do min. trzech wykonawców (jeśli dotyczy),
  • Potwierdzenie zamieszczenia ogłoszenia na wyznaczonej stronie internetowej (jeśli dotyczy),
  • Kopię ogłoszenia o zamówieniu (jeśli dotyczy),
  • Kopię ogłoszenia o udzieleniu zamówienia (jeśli dotyczy),
  • Kopii protokołu z postępowania (jeśli dotyczy),
  • Kopię umowy z wykonawcą (jeśli dotyczy) (tutaj załącznikiem powinna być wspominany przeze mnie formularz ofertowy).

Ścieżka działania zgodnie z Podręcznikiem Beneficjenta SL:

  • Wprowadź informacje niezwłocznie po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego i zawarciu umowy z wykonawcą.
  • Bez wprowadzonej informacji o podpisanej umowie z wykonawcą nie powinieneś/aś rozliczać wydatków związanych z tym zamówieniem we wniosku o płatność (!!!).
  • W ramach jednego zamówienia możesz wprowadzić maksymalnie 500 kontraktów.
  • W części ?Informacje o zamówieniu? wypełnij dane i prześlij je do instytucji ? nie załączaj żadnych dokumentów. Po wysłaniu danych do instytucji będziesz mógł uzupełnić część ?Informacje o kontrakcie?. Po uzupełnieniu danych załącz zawarty kontrakt oraz wszystkie aneksy. Numer wprowadzonego przez Ciebie kontraktu będzie widoczny w bloku ?Postęp finansowy/zestawienie dokumentów?, kolumna ?Numer kontraktu?. Moduł ?Zamówienia publiczne? dotyczy wyłącznie beneficjentów, którzy zobligowani są do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Wprowadzam dane dotyczące jedynie zamówień przekraczających kwotę wskazaną w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp.
  • SL obliguje Beneficjentów do wprowadzania pełnej dokumentacji związanej z zamówieniem pod moduł zamówienia publiczne (a nie dokumenty/zestawienie wydatków etc.).

 

INFORMACJA DOTYCZĄCA PODATKU VAT

W kwestii wniosków o płatność wydatków, w których podatek od towarów i usług stanowi (w części lub całości) koszt niekwalifikowalny, Instytucja Wdrażająca przedstawia swoje stanowisko w poniższej sprawie:

Zestawienie wydatków:

  • Wartość wydatku ?ogółem? ? kwota brutto faktury:
  • Wartość wydatku ?kwalifikowalna? ? wartość kwalifikowalna faktury (z uwzględnieniem kwalifikowalnej części podatku VAT lub wartość faktury netto w przypadku, gdy podatek ten jest w całości niekwalifikowalny);
  • W tym VAT ? cześć kwalifikowalna podatku VAT lub wartość 0,00 zł w przypadku, gdy jest on w całości niekwalifikowalny;
  • Dofinansowanie ? pole wyliczane automatycznie przez system SL2014.

W związku z uwzględnieniem w Zestawieniu wydatków różnicy pomiędzy wartością Ogółem, a kwotą Wydatek kwalifikowalny, stanowiącej niekwalifikowalną część/całość podatku VAT, zasadne jest właściwe zaprezentowanie źródeł, z których zostały sfinansowanie wydatki objęte wnioskiem (zakładka: Źródła finansowania wydatków):

  • Środki wspólnotowe: wartość dofinansowania=wartości wydatku kwalifikowalnego (Zestawienie wydatków);
  • Inne krajowe środki publiczne: niekwalifikowalna część VAT, stanowiąca różnice pomiędzy podsumowaniem Zestawienia wydatków ? kolumna Ogółem/kolumna Wydatki kwalifikowalne;
  • Łącznie: wartość wyliczana przez system SL2014.

Możliwe jest także wybranie innej pozycji dla źródeł finansowania wydatków (np. środki prywatne, jeśli taki jest stan faktyczny).

Na etapie zapisywania wniosku o płatność standardowo pojawi się komunikat o braku źródła finansowania np. pn. Inne krajowe środki publiczne w obowiązującej Umowie o dofinansowanie, natomiast błąd ten nie ma charakteru błędu blokującego (sygnalizowany jest jako ?błąd pomarańczowy?) i umożliwia zapisanie wniosku o płatność oraz przekazanie go do IW.

Procedura ww. prezentacji podatku VAT wynika z zapisów Podręcznika Beneficjenta SL2014, rozdział: Zestawienie dokumentów.

 

INFORMACJA NA TEMAT UCZESTNIKÓW

Warunki i procedury kwalifikowalności uczestników projektów, wskazane w Rozdziale 8 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR), Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) oraz Funduszu Spójności (FS) na lata 2014-2020 (Szczegółowe warunki i procedury kwalifikowalności wydatków dla Europejskiego Funduszu Społecznego ? 8.2 Kwalifikowalność uczestników projektu) nie dotyczą projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój.

W realizowanych projektach nie występują uczestnicy, którzy zostali zdefiniowani w Wytycznych (?), a zatem brak jest konieczności wypełniania modułu pn. Monitorowanie uczestników w systemie SL2014.

 

POSTĘP FINANSOWY

Każdy wydatek kwalifikowany znajdujący się w systemie SL2014 w postępie finansowym musi zostać podzielony na regiony lepiej i słabiej rozwinięte w następujących proporcjach: regiony lepiej rozwinięte – 1/16, regiony słabiej rozwinięte – 15/16.

Wymóg ten został ustalony Instytucją Pośredniczącą w POIR i związany jest z przekształceniem projektów pozakonkursowych TEAM, TEAM TECH, HOMING/ POWROTY, FIRST TEAM w projekty realizowane przez Beneficjentów. Ponieważ projekty pozakonkursowe realizowane były na terenie całego kraju, udział kopert regionalnych w finansowaniu ich był ustalony niezależnie od fizycznej lokalizacji grantobiorców, w proporcji 1/16 regiony lepiej rozwinięte, 15/16 regiony słabiej rozwinięte. Taki sam podział stosuje się teraz dla beneficjentów, którzy zostali wyłonieni w tych projektach pozakonkursowych, niezależnie od ich lokalizacji.

 

POSTĘP RZECZOWY

Sprawozdawczość merytoryczna z postępu rzeczowego w SL powinna być krótka i odnosić się do podejmowanych działań, postępu prowadzonych prac, osiągania określonych etapów. Postęp rzeczowy dla zadania 2 to informacja o przeprowadzonych stażach, szkoleniach, szkołach letnich w danym okresie sprawozdawczym. Ponadto w tym miejscu można uwzględnić informację o tym, że w projekcie pracują stypendyści lub trwają rekrutacje stypendystów.

Nie ma potrzeby umieszczenia w tym miejscu szczegółowego opisu pracy merytorycznej prowadzonej przez danego stypendystę.

 

BAZA PERSONELU

Informacje na temat prawidłowego wypełnienia Bazy personelu w systemie SL znajdują się z Podręczniku Beneficjenta SL. Dodatkowym źródłem informacji jest materiał przygotowany dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój: ?Baza personelu ? Często zadawane pytania (FAQ): http://www.power.gov.pl/media/45389/Baza_Personelu.pdf

 

 

Cofnij